پیش از آنکه به فنون خاص مدیریت زمان بپردازیم، اجازه دهید برخی افسانه های شایع را که به مدیریت نا کارامد می انجامند و به ویژه تلاشهای شما را در تعیین و تبعیت از اولویتها ناکام می گذارند بشناسیم :

افسانه:زندگی من کاملا به وسیله رویدادهای خارجی کنترل می شود .

واقعیت: شما بر خیلی از وجوه زندگی خود کنترل دارید ولی این شما و تنها شما هستید که مسئول کنترل اعمال خود می باشید. پیش از آنکه دست به انتخابی بزنید،ببینید برچه چیزی کنترل دارید و بر چه چیزی کنترل ندارید. آینده را پیش بینی کنید و درخواست های بیرونی را که باید با آنها روبرو شوید وضوح بخشید.با این کارها تعیین آنچه باید انجام گیرد و اینکه چه وقت انجام شود صرف نظر از نوع درخواست آسان تر است .

فنون خاص

گر چه اهمیت دارد شما با سبک خودتان به مدیریت زمان و کار دست یابید ،فنون زیر هم می تواند در این زمینه به شما کمک کند.

- نخست به اموری که باعث افزایش توفیق شما می شود توجه کنید:

مفیدترین آهنگ زیست شناختی خود را انتخاب کنید.اوقاتی از روز را که سطح انرژی شما در بالاترین حد است،شناسایی کنید و مهم ترین کارهای خود را در آن اوقات انجام دهید.برای مثال اگر شما صبح ها بهتر کار می کنید  برنامه مطالعه خود را فقط به بعد ازظهر موکول نکنید .

- محیط کار مطلوبی برای خود فراهم سازید.

-از زمان کار خود حفاظت کنید باگفتن " نه " به فعالیت ها، درخواستها، اشخاص یا هر چیزی که باعث انقطاع برنامه کاری شما شود از وقت کار خود حفاظت کنید.

-محیط مطالعه خود را به گونه ای تنظیم کنید که پشت شما به جریان آمد و شد باشد.

-در اتاق خود را ببندید و هرگاه خواستید آن را باز کنید.

-تلفن خود را قطع کنید یا روی حالت منشی  پاسخ گو بگذارید به تلفن ها زمانی پاسخ دهید که برای شما مناسب تر است.

-کارهایی را که مایلید انجام دهید اولویت بندی کنید.

گام اول : نظری کلی به هرچیزی که می خواهید انجام دهید بیندازید . با تعیین چها رچوب زمانی ای که دوست دارید کار در آن صورت گیرد . برای مثال برای هفته ای که در پیش دارید  پنج هدف در نظر بگیرید مطالعه برای امتحان روز شنبه ؛ وقت گذاشتن بیشتر برای دوستی که مورد بی توجهی شما قرار گرفته ؛ سه بار ورزش کردن ،هربار به مدت نیم ساعت یا یک ساعت،خرید لباس در روز چهارشنبه و تماشای یک برنامه آموزشی،توجه کنید که اهداف ،فقط تکالیف درسی و تحصیلی راشامل نمی شوند بلکه فعالیت های شخصی و اجتماعی را هم در بر می گیرند. هر یک از اهداف را روی یک کارت مشخص و مجزا بنویسید .

گام دوم : اهداف را بر اولویت ها سازمان دهی کنید. ابتدا مشخص کنید اهداف چقدر اضطراری هستند و آنها را بر پایه دو قطب اضطراری و غیر اضطراری تقسیم کنید .

گام سوم : برنامه ای برای انجام اهداف اولویت بندی شده خود بریزید .

به نظر می رسد این توصیه با دستوالعمل های قبلی ناسازگار است ولی مقصد این است که از سازمان دهی سنگین و بیش از حد پرهیز کنید. از یک نقطه خاص فراتر و انباشتن فنون، ممکن است بجای حل مسائل قبلی،مشکلات زمانی اضافی ایجاد کند .

راهنمایی برای مدیریت بهتر وقت

اوقات شما چگونه می گذرد ؟ اگر مایل به استفاده از اوقات خود هستید ابتدا باید دقیقا بدانید که در حال حاضر وقت خود را چگونه سپری می کنید.به همه فعالیتهایی که به طور معمول در هر روز کاری دارید بیندیشید : قرار ملاقات ها ، سرپرستی افراد ،حضور در جلسات ،مرور کتابها،تصمیم گیریها،تکمیل طرح ها، تماس تلفنی،تهیه گزارش ،سفرها ،مطالعه نشریات و...

همچنین لازم است به اوقاتی که روز به دلیل مسائلی مانند امور پیش بینی نشده،مزاحمت های مکرر، تأخیر ها،برنامه ریزی های نادرست،بحران مدیریت،و ... هدر می روند،نیز بیندیشید. یک روش مناسب برای مشخص کردن اوقات از دست رفته و جلو گیری از آن،تهیه دفتر یادداشتی از سررسید ، ثبت فعالیهای روزانه تان به مدت یک یا دو هفته در آن است. سپس مندرجات مشروح در دفترتان تحلیل کنید و الگویی را که نمایانگر نوع فعالیت های روزانه شماست پیدا کنید. آنگاه کلیه جزئیاتی را که شامل اجرای یک کار یا طرح می باشد و یا کلیه مشکلات و مزاحمت های موجود را ردیابی کنید .عملکردهای روزانه خود را که آشکارا در یادداشتهای خود آورده اید با آنچه تصمیم به انجام آن داشته اید مقایسه کنید.این روش به راستی شما را هوشیار خواهد کرد و نشان خواهد داد به چه میزان موقعیت را به دیگران واگذار می کنید و برنامه زمان بندی شماتحت فرمان دیگران و رویدادها"و نه شما"قرار دارد .

تعیین هدف

نکته کلیدی در مدیریت وقت،داشتن اهداف تعریف شده و روشن است.آنها را بنویسید و مشخص سازید. یکبار اهداف خود را براساس اواویت هایتان تنظیم کنید.وقت مشخصی را به آنها اختصاص دهید و نیز کلیه فعالیتهای لازم برای تحقق اهداف را یادداشت کنید.

برای آسان تر شدن کار خود،زمان لازم را برای انجام هر هدف در کنار آن یادداشت کنید.آنگاه اهداف خود را بدین ترتیب تقسیم نمایید:

-اهداف روزمره که عبارت است از :مدیریت وقت،و شامل تخصیص وقت معین برای برنامه ریزی روزمره ،مشخص ساختن آخرین فرصت برای هر کاری ،و وقت شناس بودن است .

- اهداف تحصیلی ،(شغلی)،یا اهداف دراز مدت که شما تعیین کرده اید،یکی از روشهای خوب به منظور نگه داشتن حساب چنین هدفی آن است که مشخص کنید حرفه شما از شما چه می خواهد و سپس فعالیتهای کاری خود را در زیر یک طبقه بندی کلی (فعالیتهایی نظیر : بازاریابی ،حراج،موارد مالی و اجرایی ) فهرست کنید.

-اهداف شخصی یا فعالیت ها و تعهدات خارج از محدوده فعالیتهای کاری شما،تنظیم وقت برای انجام این دسته از کارها بسیار مهم است.اختصاص اوقاتی برای تفریح و بازی،به برخورداری از زندگی سالم و متعادل کمک می کند .گذراندن وقت با خانواده و دوستان ،تخصیص وقتی برای ورزش روزانه،پرداختن به علاقمندی های شخصی یا سرگرمی ها،در صورتی در برنامه زمان بندی شما می گنجد که به خوبی طراحی شده یاشد.

اگر در پایان هر روز تنها 15 دقیقه را به برنامه ریزی روز بعد خود اختصاص دهید قطعا برای آن روز یک ساعت ذخیره خواهید کرد.همچنین صرف یک ساعت به منظور برنامه ریزی در یک طرح شما را به اندازه 4ساعت هنگام اجرا به جلو خواهد راند.

برنامه ریزی به شما کمک خواهد کرد روی مسائل خود تمرکز داشته باشید و در واقع به کارهایی که در دست دارید متصل شوید.یادتان باشد به هنگام برنامه ریزی واقع بین باشید . بیش از توانایی خود هدف گذاری نکنید،و وقوع پیشامدهای احتمالی را نیز پیش بینی کنید .